Tổ chức sự kiện cần có kế hoạch, mục tiêu và xác định vốn hiệu quả. Những bước đầu này quan trọng và ảnh hưởng lớn đến những quyết định sau này trong khâu triển khai. Do đó, bạn hãy tham khảo những vấn đề sau.
Hãy liên hệ đến Bo Decor Việt Nam - công ty tổ chức sự kiện hàng đầu để đảm bảo cơ hội thành công của sự kiện.
Xác định mục tiêu và tiến trình tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một công việc khó đòi hỏi bạn phải có kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm. Trước khi lập kế hoạch, bạn hãy xác định mục tiêu tổ chức. Bạn đang muốn phát triển cơ sở khách hàng tiềm năng hay giữ chân khách hàng thân thiết? Bạn muốn thúc đẩy doanh thu bán hàng hay tăng số lượt khách hàng biết đến thương hiệu? Bạn muốn hướng dẫn khách hàng làm gì? hay bạn muốn tuyển dụng nhân viên mới?
Với mục tiêu sự kiện rõ ràng, bạn có thể bắt đầu đi vào cụ thể hơn trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Tốt nhất là các mục tiêu nên hỗ trợ mục đích của bạn.
Ví dụ: nếu bạn làm việc tại bộ phận tuyển sinh của trường đại học và mục tiêu của bạn là thu hút các ứng viên tiềm năng, mục đích của bạn có thể là giáo dục những ứng viên tiềm năng về các dịch vụ chương trình và trải nghiệm trong khuôn viên trường.
Mục tiêu sẽ tạo ra lộ trình.
Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tiếp cận các ứng viên đại học tiềm năng, mục tiêu của bạn có thể là phân phát 200 tờ thông tin về khuôn viên trường hoặc thu thập 50 địa chỉ email từ các sinh viên quan tâm.
Sau khi xác định mục tiêu, bạn sẽ xác định được liệu kiểu tổ chức sự kiện nào sẽ phù hợp với mục tiêu đó. 49% doanh nghiệp sử dụng phương thức tiếp thị sự kiện như một kênh trong chiến dịch tiếp thị đa kênh của mình. Những quyết định này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quyết định của bạn sau này.
Bây giờ cũng là thời điểm tốt để thiết lập tiến trình tổ chức sự kiện, giúp bạn biết bạn có bao nhiêu thời gian cho mỗi bước cần làm.
Xem thêm: công ty tổ chức sinh nhật Hà Nội
Thiết lập ngân sách tổ chức sự kiện
Bạn phải tính toán tổng số tiền phải trả cho tất cả mọi thứ trong quá trình chuẩn bị, tổ chức và kết thức sự kiện. Đối với các công ty tổ chức sự kiện, họ sẽ dành ra 21% ngân sách cho tiếp thị sự kiện. Điều quan trọng là phải phân bổ hợp lý các nguồn lực mà bạn đang có.
Dưới đây là một số điều bạn nên cân nhắc khi lập kế hoạch ngân sách sự kiện:
Hậu cần (quy mô, độ dài, địa điểm, nhân viên, vận chuyển)
Nhu cầu phần mềm (từ các công cụ thích hợp cho bảng hiệu kỹ thuật số đến phần mềm quản lý sự kiện cần thiết)
Trải nghiệm người tham dự (phục vụ ăn uống, thiết bị A/V, đồ trang trí)
Các tiện nghi (ví dụ: dịch vụ chăm sóc sức khỏe, nhận nuôi chó, túi swag, v.v.)
Các khoản chi bổ sung (bạn luôn cần có một số chỗ trống)
Sau khi bạn đã tìm ra chính xác số tiền cần chi cho mọi thứ, bạn đã sẵn sàng đưa ra kế hoạch để kêu gọi hoặc thu hút đối tác.
Để tổ chức sự kiện thành công, bạn hãy liên hệ đến Bo Decor Việt Nam, chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn thành!
Tìm hiểu thêm: công ty tổ chức gala dinner cao cấp
Phone:
+84 28 666 07 555
+84 28 629 99 198
Commenti